시설관리 취업에 성공하고 첫 출근 날짜가 정해지면 뿌듯하고 반가운 마음이 크지만, 막상 출근할 날이 다가오면 이런저런 걱정도 생길 수 있습니다.
채용공고를 볼 때는 신입도 지원할 수 있다고 해서 면접까지 합격했는데, 막상 출근을 앞두면 “전기실에 가면 뭘 봐야 하지?”, “기계설비 이름도 모르는데 괜찮을까?”, “고장이 나면 내가 바로 처리해야 하나?” 같은 생각이 당연히 들 수 있습니다.
특히 전기나 기계 분야에서 일해본 경험이 없다면 첫날부터 설비 이름과 작동원리를 모두 알아야 할 것처럼 느껴질 수 있겠지만, 시설관리 현장은 건물의 종류와 규모, 시설팀 구성에 따라 업무방식이 다르고 신입에게 처음부터 맡기는 일도 같지 않습니다.
최근 고용24의 시설관리 공고를 살펴봐도 일상적인 시설점검부터 각종 점검일지 작성, 시설 유지관리까지 여러 업무가 함께 나타납니다. 결국 실제로 일을 시작하면 내가 들어간 현장의 방식부터 익혀야 한다는 뜻입니다.
시설관리 첫 출근에서는 모든 기술을 빨리 배우려고 하기보다는 누구와 일하는지, 어디를 확인하는지, 어떤 순서로 움직이고 문제가 생기면 누구에게 보고해야하는지 부터 파악하는 편이 현실적입니다.
이번 글에서는 시설관리 경험이 없는 50대 초보자가 첫 출근과 첫 며칠 동안 무엇부터 익혀가면 좋은지 살펴보겠습니다.
처음에는 설비보다 사람과 업무 흐름부터 파악해보세요
첫날 시설팀에 들어가면 가장 먼저 눈에 들어오는 것은 전기실이나 기계실 같은 설비일 수 있는데요, 신입이라면 설비 이름을 외우는 것보다 먼저 시설팀이 어떻게 구성되어 있는지 알아두는 것이 훨씬 도움이 됩니다.
예를 들어 시설팀장이나 관리소장이 있고 그 아래 전기·기계 담당자가 나뉘어 있는 현장이 있는가 하면, 여러 사람이 시설업무 전반을 함께 맡는 곳도 있습니다. 교대근무 현장이라면 같은 조에서 근무하는 동료와 다음 근무조의 관계도 알아야 할 수 있습니다.
그래서 처음에는 이런 부분부터 자연스럽게 확인하면서 업무파악을 하는 편이 좋습니다.
업무 지시는 누구에게 받는지, 점검 중 이상을 발견하면 보고해야하는 상급자는 누구인지, 민원이 들어왔을 때 담당자를 거치는지 직접 출동하는지 등을 알아두는 것입니다.
이 부분을 모르고 있으면 작은 문제가 생겨도 혼자 판단해야 한다고 느껴 혼란에 빠지기 쉽습니다.
반대로 보고할 사람과 업무분담을 먼저 알고 있으면 혼자 해결할 수 없는 상황이 생겼을 때 “내가 해결해야 하나?”부터 고민하기보다 누구에게 확인해야 하는지를 판단하기가 쉬워집니다.
기계실과 전기실은 위치부터 익히되 임의로 만지지는 않는 편이 좋습니다
입사 초기에는 건물을 함께 돌면서 전기실, 기계실, 소방 관련 설비가 있는 곳, 물탱크나 펌프실 같은 주요 시설 위치를 안내받는 경우가 있습니다.
이때 신입이 먼저 익힐 것은 설비를 조작하는 방법보다 어디에 무엇이 있는지와 출입할 때 어떤 주의가 필요한지입니다.
건물이 크다면 며칠을 돌아다녀도 길이 헷갈릴 수 있기 때문에 기계실이 어느 층에 있는지, 전기실로 들어가는 출입구가 어디인지, 비상시에 확인해야 할 공간이 어디인지 정도부터 위치를 익혀두는 것도 방법입니다.
안전과 관련된 부분은 더 조심해서 보는 편이 좋은데요, 처음 보는 차단기나 밸브, 제어판이 있다고 해서 작동방법을 추측해 임의로 조작해서는 절대 안 됩니다. 담당자가 어떤 절차로 점검하고 어떤 경우에 조작하는지 먼저 확인하고, 현장에서 정한 안전수칙과 작업절차를 따라야 합니다.
국가직무능력표준(NCS)에서도 설비관리와 관련해 일상점검을 별도의 업무단위로 구분하고 있습니다. 초보자의 입장에서는 설비를 바로 수리하는 것보다 정해진 점검방법부터 익힌다고 생각하는 편이 이해하기 쉽습니다.
특히 처음 며칠은 “이 장비는 어떻게 고치지?”보다는 “이 설비는 어디에 있고 평소에는 무엇을 확인하는지”부터 알아가는 편이 부담도 덜 할 것입니다.
반복되는 점검 순서를 따라가다 보면 하루 업무가 조금씩 보입니다
시설관리 업무는 갑자기 발생하는 문제에 대응하는 일도 있지만 매일 또는 일정한 주기로 반복하는 일이 많은데요, 출근 후 인수인계를 받고 특정 설비를 확인하거나, 정해진 구역을 순찰한 뒤 점검내용을 기록하는 식입니다.
실제 시설관리 채용공고에서도 설비의 운전상태 점검이나 각종 점검일지 작성이 업무로 제시되는 사례를 확인할 수 있습니다.
첫날에는 이 흐름이 한꺼번에 들어오지 않을 수 있습니다.
어느 시간에 어디를 가는지, 어떤 계기판을 보는지, 무엇을 정상으로 판단하는지도 처음에는 낯설기 때문입니다.
그래서 입사 극초기에는 기존 직원과 함께 점검을 다닐 때 모든 설비의 설명을 받아 적으려고 하기보다 반복되는 순서를 먼저 보는 것도 괜찮습니다.
예를 들면 오전에 출근하면 무엇부터 확인하는지, 정기 순찰은 어느 구역을 도는지, 점검이 끝난 뒤 어디에 기록하는지 정도입니다.
며칠 동안 같은 순서를 따라가다 보면 처음에는 제각각으로 보이던 업무가 조금씩 연결됩니다.
“아침에는 이것을 확인하고, 오후에는 이 구역을 돌고, 이상이 있으면 이 사람에게 보고한 뒤 일지에 남기는구나”라는 흐름이 보이기 시작하면 그때 각 설비의 이름과 점검내용도 조금씩 익히기 쉬워집니다.
인수인계에서는 설비에 관한 설명보다 ‘오늘 달라진 것’을 잘 들어보세요
시설관리 현장에서는 이전 근무자에게 현재 시설상태나 특이사항을 전달받는 과정이 있을 수 있습니다.
특히 교대근무라면 인수인계가 다음 근무자가 상황을 이어서 파악하는 중요한 과정이 됩니다.
초보자라면 처음에는 인수인계에서 나오는 용어를 전부 이해하지 못할 수도 있을텐데요, 그럴 때는 모든 내용을 외우려고 하기보다 평소와 달라진 것이 무엇인지를 중심으로 들어보는 것도 도움이 됩니다.
예를 들어 특정 설비에 이상이 있어 업체 방문을 기다리고 있는지, 누수나 냉난방 관련 민원이 접수되어 있는지, 점검 중 다시 확인해야 할 곳이 있는지, 외부업체가 작업하기로 되어 있는지 같은 내용입니다.
메모를 한다면 이런 특이사항과 함께 담당자 이름이나 확인해야 할 장소 정도를 적어둘 수 있습니다.
그리고 인수인계가 끝난 뒤 이해하지 못한 표현이 있다면 한꺼번에 묻기보다 업무에 영향을 주는 부분부터 다시 확인해보는 편이 좋습니다.
“아까 말씀하신 펌프 이상은 제가 순찰할 때 다시 확인하면 될까요?”
이처럼 내가 해야 할 행동과 연결해 질문하면 설명을 이해하기도 조금 쉬워집니다.
모르는 이상이 보이면 ‘내가 고쳐야 한다’고 생각하지 않아도 됩니다
처음 순찰을 하다가 평소와 다른 소리나 냄새가 나거나 계기판에 이상해 보이는 표시가 나타나면 당황할 수 있습니다.
시설관리직이니 내가 어떻게든 해결해야 한다고 생각할 수도 있겠지만 설비에 대한 경험이 없는 상태에서 원인을 추측해 임의로 조작하는 것은 피하는 편이 좋습니다.
특히 전기나 기계설비처럼 잘못 조작했을 때 사고나 설비정지로 이어질 수 있는 부분은 현장의 담당자 지시와 작업절차를 우선해야 합니다.
초보자에게 더 필요한 것은 이상상황을 정확하게 전달하는 방법일 수 있습니다.
예를 들어 “기계가 이상합니다”라고만 말하기보다 언제, 어느 장소에서, 어떤 현상을 확인했는지를 전달하면 담당자가 상황을 파악하는 데 도움이 됩니다.
“지하 2층 기계실을 순찰하다가 오전 10시쯤 평소와 다른 소음이 들렸습니다. 제가 따로 조작한 것은 없습니다.”
이런 식으로 현재 확인한 사실과 내가 한 조치를 구분해 전달하는 것입니다.
처음부터 원인을 맞히려고 하기보다 무엇을 보았는지 알리고 다음 조치를 확인하는 것부터 익히는 편이 안전하고 현실적입니다.
민원을 처음 받았을 때도 바로 해결하려고 하지 않아도 됩니다
시설관리 일을 하다 보면 건물 이용자나 입주자에게 직접 요청을 받을 수 있을텐데요, 전등이 켜지지 않는다거나 냉난방이 되지 않는다거나, 문이나 수도에 문제가 있다는 식의 요청입니다.
처음 근무하는 사람이라면 상대방이 바로 앞에서 이야기하니 당장 해결해야 할 것 같은 부담을 느낄 수 있겠지만 현장마다 민원 처리방식이 다릅니다.
시설팀에서 직접 처리하는 일이 있는 반면 다른 담당자에게 전달해야 하는 요청도 있을 수 있고, 전문업체를 불러야 하는 문제도 있습니다.
따라서 처음에는 “제가 바로 처리하겠습니다”라고 먼저 약속하기보다 현장의 접수방법과 담당자를 확인하는 편이 좋습니다.
“내용을 확인해서 담당자에게 전달하겠습니다.”
이 정도로 응대한 뒤 기존 직원에게 어떤 식으로 처리하는 민원인지 물어보면 됩니다.
며칠 동안 함께 근무하다 보면 자주 들어오는 요청과 시설팀에서 직접 처리하는 범위도 파악이 가능하게 됩니다.
처음부터 모든 요청을 혼자 해결하려고 하는 것보다 이 현장에서는 어떤 문제를 누가 처리하는지 익히는 과정이라고 생각하면 부담을 조금 줄일 수 있습니다.
>> 아파트 시설관리 하는 일, 50대 초보라면 어떤 업무를 할까?
교대근무라면 다음 사람에게 무엇을 넘기는지 관찰해보세요
교대근무 현장에서는 내가 일을 잘하는 것뿐 아니라 다음 근무자가 상황을 이어받을 수 있도록 정보를 전달하는 것도 중요한 업무 중 하나입니다.
처음에는 선배 직원이 어떤 내용을 다음 조에 이야기하는지 들어보는 것이 도움이 되는데요, 모든 점검내용을 다시 설명하는지, 이상이 있었던 설비만 전달하는지, 처리 중인 민원이나 외부업체 작업 일정도 함께 이야기하는지 현장마다 방식이 있을 것입니다.
인수인계 장부나 근무일지를 사용하는 곳이라면 어떤 내용을 기록하는지도 살펴보세요.
초보자라면 일지 문장을 잘 쓰는 것부터 걱정하기보다 기존 직원들이 어떤 내용을 남기는지 먼저 보는 것을 추천드립니다.
설비에 이상이 발생한 시간, 확인한 내용, 이미 취한 조치, 다음 근무자가 확인해야 할 사항처럼 기록에 반복되는 항목이 있다면 자연스럽게 그 현장의 방식도 익힐 수 있습니다.
>> 시설관리 주간근무 현실, 교대근무와 뭐가 다를까?
첫 며칠은 질문할 내용을 따로 모아두는 것도 방법입니다
처음 시설관리 일을 시작하면 모르는 것이 매일매일 생길텐데요. 그때마다 모든 것을 바로 질문하기도 어렵고, 그렇다고 넘어가다 보면 나중에 같은 상황에서 다시 막힐 수 있습니다.
그래서 업무를 하면서 궁금했던 내용을 간단하게 적어두었다가 적절한 시간에 확인하는 방법도 있습니다.
예를 들어 설비 이름 자체를 모르겠다면 위치와 함께 적어두고, 점검할 때 왜 특정 수치를 확인하는지 궁금하다면 기존 직원에게 다음 순찰 때 한번 더 물어볼 수 있습니다.
메모의 목적은 설비 교과서를 만드는 것이 아닙니다.
‘지하 1층 펌프실-오전 순찰’, ‘민원 접수 후 시설팀장 확인’, ‘이상 발견 시 ○○주임에게 보고’처럼 실제 업무를 다시 할 때 도움이 되는 내용부터 적는 편이 실용적입니다.
다만 회사나 시설의 보안자료, 비밀번호, 출입정보처럼 외부에 노출되면 안 되는 내용은 개인 메모에 임의로 기록하기보다 현장의 보안규정을 따르는 것이 좋습니다.
설비 위치와 사람 이름, 업무순서까지 한꺼번에 익히다 보면 처음에는 헷갈리는 것이 자연스럽습니다. 중요한 것은 모르는 상태에서 임의로 처리하는 것이 아니라 확인하면서 조금씩 자신의 업무범위를 알아가는 것입니다.
첫 일주일은 이 정도부터 확인해보세요
시설관리 첫 출근을 앞두고 있다면 전기나 기계 공부를 얼마나 해가야 하는지부터 걱정하기보다 실제 현장에 들어간 뒤 다음 몇 가지를 차례로 파악해보는 편이 좋습니다.
현장에 따라 첫날부터 직접 점검에 참여하는 곳도 있을 수 있고 일정기간 기존 직원과 함께 다니는 곳도 있습니다. 시설 규모와 인력구성에 따라 교육이나 인수인계 방식 역시 달라질 수 있습니다.
그래서 첫 일주일의 목표를 “시설관리를 다 배워야 한다”로 잡기보다 이 현장에서는 하루가 어떻게 돌아가는지 파악한다 정도로 보는 편이 현실적입니다.
누구에게 보고하는지 알고, 자주 가는 시설 위치를 익히고, 점검과 기록의 순서를 몇 번 따라가보세요. 그 과정에서 생소한 설비가 나오면 이름과 역할을 하나씩 확인하면 됩니다.
처음부터 모든 설비를 혼자 판단할 수 있는 사람이 되려고 하기보다, 모르는 상황에서 누구에게 확인해야 하는지 알고 정해진 절차대로 움직일 수 있는 상태를 만드는 것부터 시작하는 것이 시설관리 첫 출근에서 더 필요한 준비일 수 있습니다.